Blog Yazıları0Çevrimiçi etkinlik için kontrol listesi

Çevrimiçi profesyonel bir etkinlik düzenlemeye karar verdiyseniz, başarıya ulaşmak için bazı adımları izlemeniz gerekir. Bu yazımızda etkinlik öncesi atlamamanız gereken noktaları bulabilirsiniz.

Çevrimiçi profesyonel bir etkinlik düzenlemek heyecan verici bir deneyimdir… Ama aynı zamanda biraz stres yaratabilir!

Dijital etkinliğinizi düzenlemenize yardımcı olmak için, etkinlik öncesinde atlamamanız gereken önemli adımlardan oluşan bir kontrol listesi hazırladık.

ETKİNLİK ÖNCESİ – Hazırlık

Etkinliğin bağlamını ve hedeflerini tanımlayın

✓ Dijital olayın hedefini tanımlayın

Dijital etkinliğiniz kimin için? O gün görmek istediğiniz katılımcılar kimler, beklentileri neler ve kaç katılımcıyı hedefliyorsunuz?

✓ Etkinliğin hedeflerini ve ilgili Anahtar Performans Göstergelerini tanımlayın

Etkinliğinizin hedeflerini tanımlayın. Bu hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını ölçmek için hangi ölçütleri takip edeceksiniz?

✓ Bütçeyi ve beklenen Yatırım Getirisini tanımlayın

Etkinliğiniz için ne kadar bütçe ayırıyorsunuz ve ne kadar yatırım getirisi bekleyebilirsiniz?

Konuşmacıları ve partnerleri belirleyin ve etkinliğin içeriğini tanımlayın

✓ Etkinliği kimlerle düzenlediğinizi belirleyin ve iletişim kurun

Çevrimiçi etkinliğinizde konuşmacı olarak kimleri görmek istersiniz? Onları tespit edip onlarla iletişime geçin. Etkinliğinizi ajandalarına kaydetmelerini sağlayın.

✓ Ortakları tanımlayın ve onlarla etkileşime geçin

Dijital etkinliğinizi ortaklaşa düzenlediğiniz kurumlar varsa, yatırım ve katılım düzeyini onlarla birlikte belirleyin. Ortakların gözünde dijital etkinliğinizin değerini en üst düzeye çıkarmak için kullanabileceğiniz birçok seçenek vardır.

✓ Etkinliğin gündemini ve oturumların içeriğini belirleyin

İlgili konuşmacılar ve ortaklarla birlikte dijital etkinliğiniz için gündem ve oturumların içeriğini tanımlayın.

✓ Oturum yayın modunu tanımlayın (canlı, eşzamanlı, tekrar oynatma)

Seanslarınız için farklı yayın modlarını seçebilirsiniz: canlı, eşzamanlı veya tekrar oynatma. En uygun formatı tanımlayın.

Etkinliğin gerçekleşeceği platformu seçin

✓ Etkinlik platformunuzun seçimi stratejiktir!

Kararınızı verirken şu soruyu göz önünde bulundurun: Seçtiğiniz platform, tek seferlik etkinliğin ötesinde tüm etkinlik pazarlama stratejinizi uygulamanıza izin veriyor mu?

Etkinlik sitesini oluşturun

✓ Siteyi renklendirin ve statik içeriği doldurun

Etkinliğinizin web sitesi değerli bir iletişim silahıdır! Etkinliğiniz veya markanız için içeriği özelleştirin.

✓ Kayıt formunu (ve otomatik onay e-postasını) oluşturun

Etkinlik sitenizin en önemli parçası olan kayıt formu, başkalarına açılan kapıdır. Alanları uygun gördüğünüz şekilde özelleştirin ve otomatik bir onay e-postası ayarlayın.

✓ Gündemi ve video oturumlarını hazırlayın

Çevrimiçi etkinliğinizin gündemini dolduracak oturumları ayarlayın. Video oturumlarınız için yayın modunu yapılandırın ve gerekirse önceden çekilmiş videoları yükleyin.

✓ Ortaklarınızın sayfalarını oluşturun ve özel alanlarını yapılandırın

Ortaklarınızı tanıtmak için, sitenizde görünür kılmak için fırsatları çoğaltın. Etkinliğinizin biçimi buna uygunsa, ortaklarınız onları ilgilendiren öğeleri, doğrudan onlar için oluşturduğunuz bir alandan yönetebilsin.

✓ Ağ tabloları oluşturun

Çevrimiçi etkinlik sırasında katılımcılarınızın etkileşimde bulunabilecekleri alanları hazırlayın. Ağ tabloları temalara göre kişiselleştirilebilir veya belirli kolaylaştırıcılara (örneğin konuşmacılar veya ortaklar) atanabilir.

✓ Otomatik memnuniyet anketlerini yapılandırın

Siteniz, katılımcılarınızdan geri bildirim almak için en iyi yerdir. Doğru zamanlarda otomatik memnuniyet anketleri planlayın.

✓ Etkileşim öğelerini yapılandırın

Katılımcılar, ortaklar, paydaşlar arasında etkileşim yaratmak için fırsatları çoğaltın. Bunu yapmak için, sitenizde oturumlar sırasında devreye girecek anketleri, sohbeti yapılandırın.

Promosyonu başlatın ve kayıtları açın

✓ Hedef kitlenizi e-posta ile davet edin

CRM’nizden veya pazarlama otomasyon aracınızdan etkinliğinize gelmesini istediğiniz izleyiciyi, kayıt için etkinlik sitesine bir bağlantı vererek davet edin.

✓ Ücretsiz iletişime başlayın

Tüm kanallarınızda iletişim kurun: sosyal ağlar, blog, haber bülteni…

✓ Ücretli iletişime başlayın

Bazı durumlarda ve hedeflediğiniz kitlelere bağlı olarak, çevrimiçi etkinliğiniz için ücretli iletişime yatırım yapabilirsiniz (sosyal ağlarda, medyada, reklam yoluyla vb.)

✓ Kayıt yaptırmayanlar için hatırlatıcılar sağlayın

Tek bir davetiye göndermek çoğu zaman hedef kitlenize ulaşmak için yeterli değildir. Kişileri kaydolmaya davet etmek için 3 adede kadar e-posta hatırlatıcısı planlayın.

Katılımcılar ve ortaklarla iletişim kurun

✓ Etkinliğe hazırlanırken ortakları destekleyin

Onları projeye dahil etmek için ortaklarınızla etkinlik gününe kadar sürekli iletişim kurun! E-postalar, öğretici videolar, web seminerleri onları bilgilendirmek ve dijital etkinliğin hazırlanmasına katılmaya teşvik etmek için kullanabileceğiniz kanallardır.

✓ Kayıt yaptıranlarla düzenli olarak iletişim kurun

Kayıt sahiplerini motive edin! Onlarla çevrimiçi etkinlikle ilgili hatırlatıcıları paylaşın.

Kaynakça: www.inwink.com